MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

      Apa yang ada pada bayangan Anda ketika mendengar kata sekretaris? Ketika mendengar kata sekretaris tentunya sebagian besar orang mengatakan bahwa seorang wanita cantik dengan penampilan yang rapi dan selalu berada di kantor dengan membawa map atau beberapa helai kertas untuk sang pemimpin. Anggapan tentang sekretaris itu memang benar karena sekretaris merupakan seseorang yang membantu pekerjaan bos atau pemimpin. Selain itu, sekretaris juga terkadang diberi kepercayaan untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan karena dirinya berhubungan langsung dengan bos atau pemimpin. Tanpa adanya sekretaris, pimpinan perusahaan akan sulit fokus pada pekerjaan-pekerjaan besar sebagai seorang pemimpin sehingga harus ada sekretaris yang bisa mengurusi berbagai keperluan-keperluan “Kecil” sang pemimpin. Untuk bisa mengurusi segala urusan perusahaan dengan baik, seorang sekretaris harus profesional. Namun, ketahuilah bahwa sekretaris profesional itu tak harus wanita cantik yang berpenampilan menarik.

1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis. 
2. Syarat Ketrampilan Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces. Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb. 
3. Syarat Kepribadian Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu : bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang. Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya. Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan. Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative) 

                                                  Tips menjadi sekertaris profesional 

1. Memiliki kepribadian yang baik: Seorang sekretaris bukan hanya harus berpenampilan menarik, tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris profesional harus ramah, baik, dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos saja, tapi sekretaris juga harus menunjukkan kepribadian yang baik kepada relasi atau kawan sekantor. 
2. Memiliki etika yang baik: Selain memiliki kepribadian yang baik, seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik. Etika yang baik itu, seperti baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya. Etika yang baik itu harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan citra perusahaan. 
3. Pandai bicara di depan publik: Terkadang, sekretaris diminta untuk menemani pemimpin untuk melakukan presentasi menggantikan dirinya. Untuk itu, seorang sekretaris harus bisa belajar bicara yang baik di depan publik atau pada saat meeting. 
4. Membuat citra baik untuk perusahaan: Citra perusahaan merupakan hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris merupakan tangan kanan sang pemimpin perusahaan, dirinya harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Buatlah citra perusahaan baik di hadapan perusahaan yang lain atau publik.
5. Pandai menjaga rahasia: Seorang sekretaris terkadang juga diberi kepercayaan oleh pemimpin untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan. Hal tersebut dikarenakan sekretaris selalu berhubungan dan mengetahui apapun yang dikerjakan oleh sang pemimpin. Untuk itu, seorang sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pemimpin. 
6. Mengerti teknologi: Seorang sekretaris bukan hanya pandai berdandan, tapi harus juga mengerti teknologi. Dengan mengerti teknologi tentunya akan memudahkan seorang sekretaris untuk mendapatkan informasi, menerima atau mengirim email, dan lain sebagainya. 
7. Mengerti accounting dan pembukuan: Sekretaris juga harus mengerti accounting dan pembukuan. Hal tersebut harus dikuasai agar bisa melakukan pembukuan kantor. Dengan menguasai hal tersebut, tentunya Anda bisa menjadi seorang sekretaris profesional. 
8. Harus bisa bahasa asing: Menguasai bahasa asing menjadi nilai tambah jika dimiliki oleh seorang sekretaris. Terkadang, atasan meminta seorang sekretaris untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. 
9. Seorang Sekretaris Harus Cekatan, Trampil dan Cerdas: Tentunya seorang sekertaris harus cekatan, trampil dan cerdas, karena seorang sekertaris memiliki banyak tugas yang mengharuskan dia untuk menyelesaikan tugas tersebut dengan baik dan benar, apabila seorang sekertaris tidak smart maka ia tidak akan pernah bias menyelesaikan tugasnya.

            Itulah cara menjadi seorang sekretaris yang profesional. Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional sebaiknya jangan suka bergosip. Hal tersebut dikarenakan akan sangat berbahaya bagi kariernya karena sekretaris mengetahui rahasia perusahaan dan rahasia pemimpin. Bagaimana, Anda berminat untuk menjadi sekretaris profesional?